デイ／ショートの“契約後運用”：定数化・キャンセル規定・月次レビュー・トラブル文面テンプレ

いい事業所を選んでも、運用が曖昧だと効果が出ません。本記事は、（1）枠に固定する定数化、（2）キャンセル規定と代替日のルール、（3）“帰宅後”の評価KPI、（4）月次レビュー、そして（5）トラブル時の文面テンプレまでを一気に整える上級編。家族チャット運用の型と、費用の三層モデルへの落とし込みも解説します。

① 枠に入れて“定数化”する（時間割へ固定）

デイ（通所介護）の固定化

• 週◯回（例：火・金）を固定。帰宅時刻も時間割に明記（例：16:00帰宅）。
• 午後の黄昏不安が強い家は、帰宅を早める枠（〜15:30）を検討。
• 入浴目的なら入浴曜日を固定し、家の入浴は他曜日にずらす（重複回避）。

ショート（短期入所）の固定化

• 月1回◯泊◯日を“家族の休息枠”としてカレンダーに織り込む。
• 退所日の翌日は負荷の低い予定（洗濯・片付けを見越す）。
• 費用は二段ロケット資金の特別費に計上。

② キャンセル規定×代替日：損を出さない運用

• 規定の読み方：何日前・何時まで・何％をメモ。“病状悪化時の扱い”も確認。
• キャンセル時は代替候補をその場で2つ提示（例：今週木 or 来週月）。
• 送迎条件（階段・EV・時間帯）の例外運用は書面やチャットに残す。

③ “帰宅後”で評価する：KPIと1行ログ

通所・宿泊の評価は施設内の楽しさではなく、帰宅後の暮らしの質で測る。

KPI（デイ）

• 入眠までの時間（目安30分以内）
• 夜間覚醒回数（◯回→◯回）
• 食事量（普段比◯％）
• 排泄の成功（誘導回数／失敗回数）

KPI（ショート）

• 帰宅後24hの疲労度（昼寝時間・ぼんやり時間）
• 生活リズムの戻り（翌日の起床・食・排泄）

④ 月次レビュー：続けるか・変えるかを“数値で”決める

• 指標：夜間覚醒・入浴成功・本人の言葉（引用）・家族の負担感。
• 結論は3択：継続／曜日変更／事業所変更。次の1ヶ月だけ試すA/B案も。
• 費用は三層＋特別費に反映（月次固定費→特別費の配分見直し）。

⑤ トラブル時の“短文テンプレ”集（コピペOK）

入浴を断られた／拒否が強かった

件名：入浴支援の状況共有（△△ ◇◇）
本文：本日の入浴は拒否強め→足浴対応との共有、ありがとうございます。声かけの型（短文＋二択）と時間帯の工夫案があれば教えてください。家では就寝前の温めを併用してみます。

送迎遅延・連絡ミスが続く

件名：送迎の到着時刻と連絡手順の確認
本文：最近の到着が予定より10〜20分後になっています。渋滞等の状況と、5分以上の遅延時の連絡手順をご共有ください。家側の待機場所も見直します。

転倒・ヒヤリの報告が曖昧

件名：ヒヤリ事例の記録共有のお願い
本文：本日の立ち上がり時ふらつきについて、時間・場所・介助量の記録を可能な範囲で共有いただけますか。家では立ち上がり手すりと誘導灯の位置を調整します。

⑥ 送迎・持ち物の“定数化”チェックリスト

• 玄関に送迎待機ゾーン（ベンチ・コート・連絡カード）。
• 持ち物は写真ラベルのバッグに固定：連絡帳／お薬／替え衣類／おむつ等。
• 季節で変わる物（帽子・カーディガン・湯たんぽ）は玄関右手BOXに“今季だけ”。

⑦ 家族チャット運用（例：固定メッセージ）

⑧ 費用を家計に反映：三層＋特別費のどこに置く？

• デイ定常分＝層1（土台）へ。送迎追加・入浴加算は層3（予備）で吸収。
• ショート月1＝特別費（医療・介護枠）に年額で確保。
• 増減が続く場合は、見込み線（楽観/中位/悲観）を更新。

まとめ：選んだ後が“本番”。枠と数値で回す

施設選びの勝敗は契約後の運用で決まります。時間割への定数化、キャンセル規定と代替の型、“帰宅後”KPI、月次レビュー、トラブル時の短文テンプレ——枠と数値で回せば、暮らし全体の質が底上げされます。

よくある質問（FAQ）

Q. 行きたくないと言う日が増えました

目的を再点検（入浴？活動量？家族休息？）。曜日や活動、滞在時間を1ヶ月だけA/Bで試して比較します。

Q. 料金の変動が読みづらい

加算・送迎条件を洗い出し、層3（予備）に月額2千〜5千円の“ゆとり枠”を仮置き。

Q. 事業所に要望を伝えづらい

本文の短文テンプレをそのまま利用。事実→希望→家側の対策の順が伝わりやすいです。